Bizzmine Blog

Procesų peržiūra – kaip dažnai?

BizzMine — Fri, 15 Dec 2023 16:46:55 GMT

Taip, bet tai nėra taip sudėtinga, kaip atrodo. Viskas priklauso nuo pasiryžimo peržiūrėti tai, kas buvo įprasta, buvo norma, ir tai pakeisti, norime to ar ne, pasirengę tam ar ne. Panagrinėkime keletą priežasčių, kodėl privaloma planuoti peržiūras, neatidėlioti jų arba atlikti jas labiau neformaliai, atsižvelgiant į poreikį.

Kada reikėtų peržiūrėti procesus?

Pagrindiniai procesai ir jų dokumentacija skiriasi priklausomai nuo įmonės veiklos ir, žinoma, priklausomai nuo užduoties. Tai, kas vieniems
bus prioritetas, kitiems gali būti netgi ne planuose. Daugeliui terminai yra gana griežtai reglamentuoti.

Jei turite struktūrizuotą ir sertifikuotą (kokybės) vadybos sistemą, pavyzdžiui, ISO 9001, tuomet žinote, kad bent kartą per metus turėsite peržiūrėti procesus. Tai nustato vidaus audito reikalavimai. Turėkite galvoje, kad jums gali padėti, yra pagalbininkų. Tinkama ir intuityvi programinė įranga čia gali būti sveikintina
priemonė. Be vidaus auditorių, sertifikavimo įstaigos auditorius bus gerai pažįstamas svečias,atliekantis privalomą darbą – išorinį auditą. Sertifikavimas pagal ISO 9001 vyksta kas trejus metus, ir išorės auditorius turėtų atlikti kiekvieno proceso auditą tokiu cikliškumu. Tiek vidaus, tiek išorės peržiūros yra būtinos ir esminės proceso dalys, tačiau jei ši mintis jums kelia siaubą ir
užtemsta akyse, pasistenkite pažvelgti į direktyvas ir privalomas peržiūras, kaip į teigiamą ir naudingą dalyką. Galima sutikti, kad struktūra skatina konformizmą, tačiau ji taip pat skatina ir pasitikėjimą, ir stabilumą. Nereikia pulti į kraštutinumus. Pakeitimai gali būti svarstomi bet kuriame peržiūros proceso etape, įtraukiant atsakingus darbuotojus ir kviečiant juos atlikti peržiūrą tam tikru momentu.

Įsivaizduokite, kad iš darbo netikėtai išeina vienas aukščiausio lygio vadovų. Kartu su juo atsisveikinsime ir su vertingomis, per ilgus metus sukauptomis žiniomis. Čia neabejotinai reikėtų susimąstyti. Galbūt žmogiškųjų išteklių
strategijas užtenka peržiūrėti tik ad hoc, dėl tokių netikėtų pokyčių ar darbo santykius reglamentuojančių teisės aktų pakeitimų, tačiau akivaizdu, kad nenumatyti įvykiai patikrins jus ir jūsų procesus.

Kitas pavyzdys: jei įvyko incidentas, nelaimingas atsitikimas darbo vietoje, ir darbuotojai nežinojo, kaip elgtis. Užduotis aiški – tokiu atveju reikia peržiūrėti procesą ir jo komunikavimo kanalus.

Tokio pobūdžio skubios peržiūros paprastai rengiamos dėl konkretaus, nenumatyto įvykio, kurio negalima palikti be dėmesio. Iš visko
sprendžiant, atrodo, kad tinkamiausias momentas atlikti peržiūrą yra tada, kai įvyksta pokytis. Verslo krypties keitimas, naujų skyrių ar naujos pareigybės organizacijoje nurodo į tam tikras sritis, kurias gali tekti panagrinėti atidžiau. Tiesiog naujumas sukuria poreikį, kaip ir stabilumas.

Nustatant periodiškumą svarbiausia identifikuoti užduotį. Galbūt bus aiškiau, jei į tai žiūrėsite kaip į projektų valdymą. Tais atvejais, kai kuriami nauji procesai, tikriausiai būtų protinga pažangą matuoti reguliariau. Būtent čia pastebimos
pirmosios ankstyvojo laikotarpio problemos. Nereikėtų į šį problemų įvardijimą žiūrėti kaip į proceso ar jo kūrėjo nesėkmę, vertėtų priimti tai kaip į puikią progą patikslinti ir suderinti kai kuriuos keblesnius aspektus. Nustebtumėte, kiek
daug iškyla į paviršių, kai įsižiūrime atidžiau. Ir tie aspektai gali būti itin bjauri staigmena, bet taip pat ir dovana. Galimybių dovana

O jei viskas veikia?

Galima manyti, kad kol viskas einasi gerai, nereikia nieko daryti ir palikti viską kaip yra. Ne visai taip. Būtent tokiu metu ir turėtume peržiūrėti esamus procesus. Būtent tokiais stabilumo laikotarpiais galime pasitikrinti, atsinaujinti ir rasti kryptį į tolesnę sėkmę. Taip jau yra. Ir jei siekiame nuolatinio verslo
augimo, užtikrintų pozicijų iš tiesų reiklioje rinkoje, savalaikis dėmesys ir protingai pasirinktimetodai gali padėti laimėti visiems.

Ir grand finale

Jei iki šiol nepagalvojote, kad naudinga būtų turėti akis pakaušyje, dabar jau pagalvokite. Procesai gali būti dviašmenis kardas – kelti kraujospūdį ir isterijos priepuolius net patiems ramiausiems arba į juos galima žiūrėti racionaliai. Žinoma, nuolatinis procesų tobulinimas gali būti panašus į nenuspėjamą ir kaprizingą, bet brangią ir gyvenimo pilnatvei itin reikalingą mylimąją. Ji gali padėti suprasti save ir skatinti tobulėti. Jei kažkur kaip tik nereikia lįsti į gylį, nereikia knaisiotis, tai procesų analizė ir tinkamos korekcinės priemonės yra ta vieta, ir būtent ši žinių ir veiksmų visuma gali padėti išgyventi bet kokią stichiją.

Kaip suspėti su kintančiais ISO reikalavimais

BizzMine — Fri, 15 Dec 2023 16:22:00 GMT

Taip, tiesa, kad vos tik pasirodė, jog galima atsikvėpti ir kažkiek pastovėti tvirtai jaučiant žemę kojomis, daugeliui verslų tenka pasitikti naują pokyčių ir modifikacijų bangą. Kaip atsilaikyti?

Ramiai, nes yra ir šviesioji pusė. Juk gali pasirodyti, kad ISO reikalavimai nėra vien tik apie atitiktį?

Aktualumo iššūkis

Pakalbėkime atvirai. Atnaujinimas pagal standartų pasikeitimus atima daug laiko, tačiau kita vertus, žinojimas, kad organizacija veikia vadovaudamasi aktualiausiomis gairėmis suteikia ramybės. Vos pasitaikius pirmai progai
būtina pašalinti bent menkiausią galimybę, kad galėtų būti kitaip, kad vis dar dirbama pagal negaliojančias standartų versijas. Žinios ir giluminis supratimas, ką organizacija turi daryti, kad atitiktų laikmetį, išlaikytų ne tik galvą virš
vandens ir būtų visaverčiu žaidėju, yra esminiai elementai.

Kartais reikia grįžti prie pagrindų. Pradėkite nuo esminių dokumentų valdymo aspektų, ir šiuo atveju gali būti tikrai verta visą dėmesį ir visas pastangas sutelkti į vieną veiklą.

Dokumentų valdymo sistema

Dokumentų valdymą aiškiai reglamentuoja ISO 9001 standartas ir daugelis kitų, tos pačios šeimos, standartų. Siekis sumažinti galvos skausmą, kurį neretai sukelia atitikties klausimai, yra bet kurios organizacijos norų sąrašo viršuje,
ir prasideda viskas nuo intuityvios valdymo sistemos. Dokumentų versijų valdymas, procedūrų ir protokolų peržiūros visada padeda užtikrinti atitiktį, bet to neužtenka.

Esate teisūs. Suderintoje sistemoje yra vienas slaptas ingredientas – nuolatinis tobulinimas. Nuolatinio tobulinimo siekis (ar siekis būti kuo arčiau tobulo varianto) bet kuriai organizacijai padeda išlikti konkurencingai. Žinodami, kad
turite geriausias sistemas, eisite nuolatinės atitikties keliu ir visada turėsite konkurencinį pranašumą. Pavyzdžiui, jei jūsų įmonėje šiuo metu naudojamos dvi ar daugiau dokumentų ir procesų valdymo sistemų, apsvarstykite galimybę jas sujungti. Tokiu būdu ne tik optimizuosite prieinamumo užtikrinimo procesus, bet ir supaprastinsite pačių procesų
administravimą

Efektyvus ISO reikalavimų įgyvendinimas

Girdžiu klausimą „O kas man iš to?“.

Pirmiausia, verslui yra naudinga optimizuoti ir struktūrizuoti kasdienius procesus ir procedūras. Nėra nieko labiau verto jūsų dėmesio, kaip užtikrinti sklandžią prieigą prie visų dokumentų ne tik atitikties požiūriu, bet ir lengvinant darbuotojų veiklas. Tegul jie susitelkia į svarbesnius tikslus. Absoliučiai neabejotinai naudinga yra turėti viską savo vietose.

Laikas – pinigai, ir laiką vertinam labiausiai būtent tada, kai jo trūksta.

Ar kažkas pasakė „klientas“?

Kuriant ir puoselėjant sklandų dokumentų valdymą organizacijos viduje, verta pažvelgti į save iš išorės. Apie tai, kaip laikotės reikalavimų ir juos atitinkate, turėtumėte dalintis su savo klientais. Ir daryti tai garsiai. Juk jie nori žinoti,
kad turi reikalų su įmone puikiai suprantančia reikalavimų nesilaikymo pasekmes bei poveikį klientams, jų santykiams su įmone ir bendradarbiavimo ateičiai.

Skamba rimtai, bet jūsų klientų požiūris į atitikties svarbą jiems patiems gali nustebinti. Klientai žino, kuo tai jiems naudinga: kokybiškesnis produktas, patikimesnė kokybės kontrolė ir geresnis klientų aptarnavimas. Nepažiūrėjote iš šios pusės, taip?

Tegul ISO reikalavimai veikia jūsų naudai

Ne oranžinė yra nauja juoda, o pokytis. Tad verta nuolat peržiūrėti svarbiausius įmonės veiklai standartus. Kad ir kokia nuobodi ši sritis, visi pripažįstame – standartai yra neišvengiama būtinybė. Plačiai priimami ir diegiami tarptautiniai standartai, kriterijai bei gairės tampa bene tinkamiausia priemone suvienodinti
žaidimo sąlygas visiems. Nevertėtų daryti to vien todėl, kad taip reikia,
kad privalote. Darykite tai tikėdami, kad tai geriausia jūsų verslui ir klientams. Jūsų auditorius jums padėkos, ir jūs patys sau padėkosite.

Visoms organizacijoms galioja tam tikro lygio reikalavimai, ir daugumos jų esmė – dokumentų valdymas.

Siekis ir pastangos tinkamai tai daryti neabejotinai veda ten, kur laimi visi, kur nėra procesus lėtinančio dubliavimo, kur atitikties lygis viršija visų lūkesčius, ir kur jūsų organizacija žaidžia jau aukščiausioje lygoje.

Kaip skaitmenizuota kokybės vadybos sistema gali prisitaikyti prie augančio verslo poreikių | Useful tips

BizzMine — Fri, 06 Oct 2023 14:36:47 GMT

Pagrindiniai šeši kriterijai pasirenkant tinkamą programinę įrangą kokybės vadybos sistemai valdyti.

BizzMine — Mon, 20 Mar 2023 13:28:00 GMT

Patikima architektūra, visų duomenų įtraukimas ir centralizavimas – tai yra pagrindinės koncepcinės idėjos efektyviai kokybės vadybos sistemai. Tuo pačiu tai yra ir atsakymas į klausimą, kodėl Jūs turėtumėte skaitmenizuoti vadybos sistemą. Tinkamos programinės įrangos pasirinkimas, siekiant garantuoti sėkmingą vadybos sistemos funkcionavimą, nėra lengva užduotis. Todėl rinkdamiesi programinę įrangą vadybos sistemoms valdyti vadovaukitės šešiais pagrindiniais kriterijais.

7 priežastys, kodėl verta rinktis skaitmenizuotą kokybės valdymo sistemą

BizzMine — Sun, 08 Jan 2023 12:53:00 GMT

1. Duomenų valdymas

Verslo pasaulyje klaidos būna įvairių formų. Kai kurios iš jų yra mažavertės ir nekeliančios nerimo. Tačiau kai kurios yra ypač didelės ir skausmingos (įvairiomis prasmėmis) bei gali turėti katastrofiškų pasekmių – nuo biudžeto, produkcijos broko, darbo saugos pažeidimų ir nelaimingų atsitikimų. Jei įmonėje nėra efektyvios vadybos sistemos ir nekaupiamos ir neanalizuojamos registracijos/ įrašai, tokiu atveju sunku pastebėti kasdienėje veikloje atsirandančias klaidas ir neatitikimus.

Žinoma, visi klystame ir darome klaidų, tačiau naudojant integruotą elektroninę kokybės valdymo sistemą galime sumažinti klaidų skaičių.

2. Nuostolių mažinimas

Jeigu Jūsų dabartiniai verslo procesai nėra orientuoti į kokybės tikslus, tai tikėtina, jog dėl to Jūs patiriate įvairius nuostolius, tame tarpe – eikvojamas darbuotojų darbo laikas. Tarkime, paprastas vadybos procesas, jei vadybininkas sugaišta daug laiko ieškodamas dokumentų, tai tikėtina, jog klientu jis gali nebespėti tinkamai pasirūpinti. Taigi, nustačius kokybės tikslus ir naudojant tinkamą programinės įrangos sprendimą, Jūs tikrai galėsite pasiekti, jog kasdienėje veikloje patiriami nuostoliai būtų mažinami ar net visai eliminuojami.

3. Produktyvi kasdienė veikla

Efektyvios kokybės vadybos sistemos leidžia Jūsų darbuotojams sutelkti dėmesį į pridėtinę vertę kuriančias veiklas ir užduotis, vietoj to, jog du ar tris kartus tikrintų galimas komunikacijos ar proceso klaidas. Taigi, elektroninė kokybės valdymo sistema smarkiai palengvins naštą darbuotojams, jiems formuodama užduotis, iškylančias iš Jūsų įmonės procesų, o visa būtina informacija bus užregistruota konkrečioje proceso duomenų formoje.

4. Rizikos mažinimas

Niekas nemėgsta galvoti apie situacijas, kai nutinka kas nors blogo. Tačiau kartais mes atsiduriame ir tokiose situacijose.

Manykite, jog tinkamas rizikos valdymas yra tarsi vakciną Jūsų verslui.

Tinkamų IT sprendimų naudojimas užtikrins, automatinį atsarginių kopijų darymą, kuris apsaugos Jūsų verslo duomenis nuo gaisro, intelektinės nuosavybės vagystės ar kitų katastrofiškų įvykių. Ir tikėtina, tai yra taip pat svarbu kaip užtikrinti savo darbuotojų saugą ir sveikatą ar įmonės turto (pastatų, įrengimų ir t.t.) apsaugą.

5. Atskaitomybė

Kodėl auditai gąsdina vadovybę? Tikriausiai todėl, kad jie yra sudėtingi, kartais (arba visada) įkyrūs ir dažniausiai netinkamu metu iškelia problemas, kurių mes nenorėtume spręsti. Nepaisant to, auditai dabar yra verslo dalis, nesvarbu, ar tai mums patinka, ar ne, o atitikties tarptautines standartams siekimas kiekvienais metais atima daug brangaus laiko. Dėl įmonių naudojamų popierinių kokybės vadybos sistemų tikėtina, jog gali pasitaikyti daugiau klaidų, kai dokumentai yra neteisingai surašyti arba jų tiesiog nėra. Todėl atsiranda poreikis prioretizuoti klaidas, o tokiu atveju svarbiausia pirmiau spręsti kritines problemas ir neužvelti neesminėse.

Tokių situacijų versle išvengtumėte, jei naudotumėte automatizuotą IT sistemą, kurioje būtų užtikrinta dokumentų kontrolė ir valdymas, ko pasekoje ir vadybos sistemos auditas vyktų sklandžiau, o svarbiausia, audito metu Jūs galėtumėte jaustis užtikrinčiau.

6. Organizacijos žinių valdymas

Viena iš daugelio mažų ir vidutinių įmonių problemų yra ta, jog labai daug organizacijos žinių yra pagrindinių darbuotojų galvose. Žinoma, dėl to nebūtina ką nors kaltinti, tiesiog taip nutinka beveik visada.

Organizacijos žinios, procesų sekos ir procesų sąveika, tai dažnu atveju yra vienas iš efektyvios veiklos elementų. Jei ši informacija naudojama ir pritaikoma įmonės IT sistemose, tai galima teigti, jog organizacijos žinios, bent jų dalis, tikrai liks išsaugotos. O naudojant centralizuotą, visą šią informaciją apjungiančią IT sistemą, tikrai išvengsite laiką eikvojančių veiklų, renkant duomenis bei formuojant ataskaitas.

7. Geresnis dokumentų valdymas

Ar turite centralizuotą sistemą, kur visi dalyvaujantys procese gali matyti, kas vyksta su dokumentu nuo pat pradžių?

Centralizuota dokumentų valdymo / kontrolės, mokymų ir informacijos apie incidentus valdymo sistema yra tik pradžia. Tačiau iš karto padeda užtikrinti įmonės dokumentų valdymą, mažina lako sąnaudas juos kontroliuojant ar sprendžiant įvairaus tipo incidentus, pagal jiems priskirtas, procese nustatytas užduotis. Tikrai nesigailėsite pasirinkę vienokį ar kitokį sprendimą.

Tikėtina, nedvejodami įsigytumėte naują kritinę įrangą, jei jūsų verslui jos prireiktų siekiant efektyvumo, ar ne? Taip pat reiktų svarstyti ir diegiant patobulintas, IT sprendimu pagrįstas kokybės valdymo sistemas. Atminkite, jog norint pasiekti geriausių rezultatų, visada reikia tinkamų įrankių. Specializuoti IT sprendimai jau sukurti ir laukia, galbūt jau laikas pakeisti Jūsų verslo modelį.

Pažadame, tai nepakenks.
.